Urząd Gminy Chrostkowo Biuletyn Informacji Publicznej

Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Zgodnie z przepisami prawa z dniem 1 maja 2008 r. organy władzy publicznej są zobowiązane do przyjmowania dokumentów w postaci elektronicznej (wnoszenia podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej). Platforma ePUAP umożliwia instytucjom publicznym spełnienie tego wymogu poprzez bezpłatne udostępnienie Elektronicznej Skrzynki Podawczej.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) - jest środkiem komunikacji elektronicznej, który  służy przekazywaniu informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformacyjnej.

Elektroniczna Skrzynka podawcza ePUAP oferuje instytucjom publicznym szereg możliwości:

• generowanie Urzędowego Poświadczenie Odbioru (zgodnego z przepisami prawa),

• archiwizowanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru,

• udostępnianie usługobiorcy (osoby składającej dokument w skrzynce) wglądu przez internet,

• przyjmowanie dokumentów zgodnie z określonym, przez instytucję publiczną, będącą właścicielem skrzynki, wzorem dokumentu, 

• formularz do wypełnienia standardowego wzoru dokumentu,

• skonfigurowanie przez instytucję publiczną własnego, dedykowanego formularza do wypełniania własnego dokumentu,

• przekazanie gotowego dokumentu w postaci XML,

• obsługa przez instytucję publiczną skrzynki podawczej przy użyciu przeglądarki WWW (przeglądanie i pobieranie dokumentów),

• automatyczne przekazywanie dokumentów z ePUAP do systemów instytucji publicznej za pośrednictwem Web Services (działanie w trybie synchronicznym wymaga od instytucji publicznej zapewnienia wysokiej dostępności własnych systemów),

• bezpieczne połączenie z użytkownikiem (HTTPS).

ESP Urzędu Gminy w Chrostkowie:

/2w3hba0q6l/SkrytkaESP 

KLAUZULA INORMACYJNA

obsługa korespondencji przy użyciu elektronicznej skrzynki podawczej (e-PUAP)

1.            Wskazanie szczegółowego celu i podstawy prawnej przetwarzania jest uzależnione od przyczyny kontaktu z administratorem:

1)      Dane przesłane przy użyciu profilu zaufanego  e-PUAP przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. lit. c) RODO w związku ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne w celu wykonania obowiązku prawnego ciążących w związku z przesłaną do administratora korespondencją;

2)      W przypadku gdy treść Twojej wiadomości będzie zawierała informacje, które spowodują konieczność podjęcia przez administratora przetwarzania na podstawie odrębnych przepisów prawa będą one przetwarzane m.in. w związku z

a)      art. 6 ust. 1 lit c)  w zw. art. 38 ust. 4  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; zm.: Dz. U. UE. L. z 2018 r. Nr 127, str. 2) w celu nawiązania kontaktu z inspektorem ochrony danych w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz  udzielaniem odpowiedzi na przesłane  pytania;

b)      art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na administratorze wynikających z zadań określonych w przepisach szczególnych,

c)      art. 6 ust. 1 lit e) RODO, kiedy dane są niezbędne do wykonywania zadań realizowanych przez administratora w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;

d)      art. 6 ust. 1 lit a RODO na podstawie zgody. Zgoda jest wymagana, gdy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych nie wynika wprost z przepisów prawa, a przekażesz administratorowi z własnej inicjatywy więcej danych niż jest to konieczne dla załatwienia Twojej sprawy (tzw. działanie wyraźnie potwierdzające)

2.            Twoje dane osobowe możemy przekazywać i udostępniać wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa są nimi np.: podmiotom świadczącym usługi pocztowe, telekomunikacyjne, bankowe, jednostki organizacyjne administratora realizacja jego ustawowe zadania oraz inne podmioty publiczne, gdy wystąpią z takim żądaniem, oczywiście w oparciu o stosowną podstawę prawną.

Twoja dane osobowe także będą ujawnione pracownikom i współpracownikom administratora w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich obowiązków.

Twoje dane osobowe możemy także przekazywać podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie administratora tzw. podmiotom przetwarzającym, są nimi np.: podmioty świadczące dla administratora usługi wsparcia w zakresie teleinformatycznym.

3.            Twoje dane osobowe przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania, w tym również przez okres przewidziany w przepisach dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentacji, i tak:

1)      w zakresie danych, gdzie wyraziłeś zgodę na ich przetwarzanie, do czasu cofnięcie zgody, nie dłużej jednak niż 3 lata od ostatniego kontaktu drogą elektroniczną z administratorem,

2)      5 lat w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych dot. spraw związanych z udzielaniem odpowiedzi na przesłane  pytania przez Inspektora Ochrony Danych,

3)      w pozostałych przypadkach, gdy treść Twojej wiadomości była podstawą do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów szczególnych o zakresie, sposobie i zasadach przetwarzania tych danych zostaniesz poinformowany odrębnie.

4.            Na zasadach wynikających z RODO i z uwzględnieniem wskazanych tam ograniczeń, przysługuje Ci:

1)      prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymywania ich kopii,

2)      prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,

3)      prawo do usunięcia danych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa),

4)      prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa,

5)      wniesienia sprzeciwu na podstawie art. 21 RODO, wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

6)      cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych dokonywane przez administratora  przed jej cofnięciem

5.        Podanie Twoich danych:

1)      jest wymogiem ustawy na podstawie, których działa administrator. Jeżeli odmówisz podania Twoich danych lub podasz nieprawidłowe dane, administrator nie będzie mógł zrealizować celu do jakiego zobowiązują go przepisy prawa,

2)      jest  dobrowolne gdy odbywa się na podstawie Twojej zgody, która może być cofnięta w dowolnym momencie.

6.            W przypadku uznania, że przetwarzanie Twoich danych może naruszać przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7.            Twoje dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania.

8.            Administrator nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.